Обязательные электронные транспортные накладные (ЭТрН): новые требования для бизнеса

Когда вводится

Электронные транспортные накладные (ЭТрН) — это цифровой аналог бумажного документа, который подтверждает факт перевозки груза. Законодатель закрепил обязательный переход на электронный документооборот транспортных накладных: поэтапное внедрение стартовало в 2022 году, а с 2026 года все транспортные накладные в электронном виде станут обязательными.

Согласно новому закону об электронных транспортных накладных, до конца 2025 года компании могут использовать как бумажный, так и цифровой формат. Но уже сейчас рекомендуется готовиться к изменениям: тестировать новые системы, обучать сотрудников и выстраивать процессы с учётом перехода.

Таким образом, ответ на вопрос: «Электронные транспортные накладные когда станут обязательными?» — с января 2026 года.

Преимущества для бизнеса

Переход на обязательные электронные транспортные накладные даёт компаниям целый ряд преимуществ:

1. Скорость оформления. Бумажные накладные требуют подписей, печатей и доставки документов. Электронный формат позволяет подписывать ЭТрН в считанные минуты через электронную подпись.
2. Снижение ошибок. Автоматизированное заполнение реквизитов уменьшает риск неточностей, которые часто возникают при ручном вводе данных.
3. Экономия ресурсов. Исключаются затраты на бумагу, печать, курьерские услуги.
4. Прозрачность и контроль. Электронная транспортная накладная формируется и хранится в защищённых системах, её невозможно подделать или потерять.
5. Интеграция с учётными системами. Формат электронной транспортной накладной совместим с системами 1С и другими ERP, что облегчает контроль за движением грузов.
6. Соответствие требованиям государства. Своевременное внедрение электронных транспортных накладных снижает риск штрафов и обеспечивает корректное взаимодействие с контролирующими органами.

Таким образом, внедрение электронных транспортных накладных — это не только обязанность, но и возможность оптимизировать бизнес-процессы.

Для кого обязательна

Обязательный переход на электронные транспортные накладные касается всех участников цепочки грузоперевозки:

• Грузоотправителей — компаний, передающих товары перевозчику.
• Перевозчиков — транспортных компаний, отвечающих за доставку.
• Грузополучателей — организаций или физических лиц, принимающих товар.

Закон об электронных транспортных накладных не оставляет исключений: с 2026 года все субъекты рынка будут обязаны оформлять накладные только в цифровом виде.

Для малого и среднего бизнеса это особенно важно: компании должны заранее подготовить системы электронного документооборота, чтобы не столкнуться с блокировками и срывами поставок.

Порядок оформления электронной транспортной накладной

Оформление ЭТрН регулируется постановлениями правительства и приказами Минтранса. Общий процесс включает:

1. Подготовку документа в электронном формате (по установленному шаблону).
2. Подписание с помощью квалифицированной электронной подписи.
3. Передачу через систему электронного документооборота (ЭДО).
4. Хранение в цифровом архиве.

На практике это означает, что бумажный оборот полностью заменяется цифровым, а доступ к документам можно получить в любой момент.

Электронные транспортные накладные ЭТрН — это не просто новая форма документа, а ключевой шаг в развитии цифровой логистики. Уже сейчас компании могут начать тестировать системы ЭДО, чтобы к моменту, когда электронные транспортные накладные с 2026 года станут обязательными, переход прошёл максимально гладко. Для участников рынка внедрение ЭТрН — это возможность сократить издержки, ускорить перевозки и снизить бумажную нагрузку.

Компания LCM Group следит за изменениями законодательства и помогает клиентам адаптироваться к новым требованиям, включая внедрение и сопровождение электронного документооборота транспортных накладных.